Fotoğrafçının dijital arşivi: dosyaları nasıl düzenliyorum

Temmuz 2026'da arşivimi baştan sona taradığımızda 172.866 dosya, 14.391 klasör ve 5,27 TB veri çıktı. Ekim'de bu rakam 7 TB'a yaklaştı. Hepsi ofisteki NAS'ta duruyor. Bu büyüklükte bir arşivde aradığımı bulmamı sağlayan şey bir program değil, arşivin kökünde duran tek bir kural dosyası. Klasör haritası ve kurallar orada yazılı; arşive dokunan yapay zekâ ajanları da işe o dosyayı okuyarak başlıyor.

Örneklerde müşteri adı yok; yapıyı genel biçimde gösteriyorum.

Kök: az klasör, her birinin tek işi

Klasör	Ne için
2024, 2025, 2026	Çekim ve iş klasörleri
Gelen Yüklemeler	Yeni gelen dosyaların ilk indiği yer
Ayıklanacaklar	Yeri henüz belli olmayanlar; taşıma planı önce burada çıkıyor
Sistem Kontrol Arşivi	Denetim raporları, taşıma listeleri, bakım kayıtları
Kurumsal kaynaklar	Logolar ve sabit kurumsal dosyalar
Yazılım / web	Web projeleri, uygulama paketleri, kurulum dosyaları
Dosyalar	LUT, ses efekti ve müzik gibi kaynaklar, bilgisayar ve Mac yedekleri

Yıl, sonra iş türü

Her yılın içinde iki tür klasör var: aktif devam eden işler ve tek seferlik işler. Aktif işte her müşterinin tek bir klasörü var, içinde numaralı alt klasörler birikiyor. Tek seferlik işte her iş kendi klasörü. 2024 ve 2025'te yalnız tek seferlik işler klasörü var.

2026/
  01_AKTIF_DEVAM_EDEN_ISLER/
    Müşteri adı/
      01 - Konu - YYYY-AA-GG
      02 - Konu - YYYY-AA-GG
  02_TEK_SEFERLIK_ISLER/
    2026-06-12 - Forest City
    YYYY-AA-GG - İş adı

Ayrımın mantığı basit: sürekli çalıştığım bir markanın işleri tek yerde toplanıyor, bir günlük iş ise listede tarihiyle duruyor. Aktif iş klasörlerinin içi henüz tam tek tip değil; numara her alt klasörde var, tarih çoğunda.

İsim: tarih önde

Tek seferlik işler YYYY-AA-GG - İş adı biçiminde: 2026-06-12 - Forest City gibi. Tarih başta ve yıl, ay, gün sırasında olunca alfabetik sıralama aynı zamanda tarih sıralaması oluyor.

Eski işlerde yalnız yıl yazan isimler de var (2025 - İş adı). Onları toplu olarak yeniden adlandırmıyorum; kural, var olan düzeni korumak ve yeni klasörü tarih ve iş adıyla açmak. Ekim'deki son ayıklamada tarihi belli olmayan iş klasörlerine, klasördeki en eski dosyanın tarihini verdik.

Gelen yüklemeler ve ayıklama

Yeni dosya önce Gelen Yüklemeler'e iniyor. Yeri belli olmayan yığınlar Ayıklanacaklar'a gidiyor; taşıma planı orada çıkıyor. Ekim 2026'da bu alandaki büyük bir klasörü boşalttık:

Arşivde kopyası olmayan 3.447 dosya ve 9 klasör, klasör yapısı korunarak ilgili iş klasörlerine taşındı.
Hedefte aynı adla ama farklı içerikle duran 8 dosyanın üzerine yazılmadı; ayrı bir "çakışan" alt klasörüne kondu.
Arşivde kopyası olduğu doğrulanan 663,7 GB, ayrı bir "silinmeye hazır" klasörüne alındı. Silme kararı ayrı bir karar ve bana ait.
Her taşıma, eski yol ve yeni yolla bir listeye yazıldı. Liste ters sırayla uygulanınca işlem geri alınabiliyor.

O turda kopya kontrolü dosya adı, boyut ve dosyanın başından, ortasından, sonundan alınan örneklerle yapıldı; tam hash değildi ve rapora da öyle yazıldı. Temmuz'daki ilk taramada yalnız boyutu aynı 15.433 dosya grubu, adı ve boyutu aynı 12.633 grup çıkmıştı. Bunların hiçbiri tek başına kopya kanıtı değil. İçerik doğrulanmadan silme yok.

Aynı taramada Mac'in bıraktığı ._ ve .DS_Store dosyalarından 22.509 tane vardı. Bunlar ayrı bir temizlik onayı olmadan silinmiyor, görmezden geliniyor.

Dokunulmayanlar

Bazı şeylere açık onay olmadan hiç dokunulmuyor:

Kameranın kart klasörleri: DCIM, PRIVATE, M4ROOT, AVCHD, XDROOT gibi. Kart nasıl geldiyse öyle duruyor. Ham dosya arşivin asıl kaydı; her şey ondan yeniden üretilebilir, o hiçbir şeyden.
Proje dosyaları: .prproj, .aep, .drp, .psd, .lrcat gibi. Yerinde düzenlenmiyor, taşınmıyor, adı değiştirilmiyor. Kurgu projesi kullandığı medyayı dosya yoluyla bulur; klasörü değişen bir dosya projede bağlantısız görünür.
Kaydetme ve önbellek klasörleri: save, autosave, backup, cache, render cache geçen her şey.
Hassas olanlar: Müşteri teslimleri, sözleşme, fatura ve kimlik belgeleri, düğün ve nişan gibi kişisel çekimler, tek kopya görünen medya. Silinmez, adı değişmez, taşınmaz.

Klasör adı değiştirmek de bir değişiklik

Kökteki bazı klasörlerin adı teknik: 00_INBOX_UPLOAD, 98_AYIKLANACAKLAR, 99_SISTEM_KONTROL_ARSIVI. Hedefim bunları yukarıdaki tablodaki gibi temiz Türkçe adlara çevirmek. Henüz yapmadım, çünkü bu yollara bağlı pano, betik ve ajan talimatları var; ad değişince onlar kırılabilir. Önce eski yolu, yeni yolu, etkilenen dosyaları ve geri dönüş planını içeren bir liste çıkacak, sonra ayrı bir onayla uygulanacak.

Taşımadan önce: kopyala, doğrula, sonra temizle

Arşivde yapısal bir iş yapılacaksa sıra hep aynı:

Oku: Hedef klasöre ve kural dosyasına bak.
Kanıtla: Mevcut yolu, dosya sayısını, boyutu ve örnek dosyaları yaz.
Kuru çalıştır: Kaynak, hedef, işlem ve risk sütunlu bir plan listesi çıkar; henüz hiçbir şeyi taşıma.
Kopyala ve doğrula: Büyük taşımada önce kopyala, boyut ya da hash ile doğrula. Kaynağı ancak ayrı bir kararla temizle.
Kaydet: Yapılan değişikliği Sistem Kontrol Arşivi'ne rapor olarak yaz.

Bir kural daha: arşiv diski bağlı değilse ya da klasör boş görünüyorsa hiçbir işlem yapılmıyor. Disk yokken boş görünen klasöre yazılan dosyanın nereye gittiğini NAS notunda anlattım. Kartı formatlamadan önceki kopya kuralı da bir çekim gününün kaç GB tuttuğunu yazdığım notta.

Arşiv yedek değildir

Bu düzen dosyaları bulmamı sağlıyor ama onları korumuyor. Heidelberg Üniversitesi bilgi işlem merkezinin ayrımı işime yarıyor: yedek, günlük işte kullanılan güncel veriyi sürümler halinde tutar ve hızlı geri yükleme içindir. Arşiv ise artık değişmeyen veriyi yıllarca, değiştirilmeden saklar. Benim yıl klasörlerim ikinci tanıma uyuyor. Ama arşiv tek bir diskte duruyorsa, o disk gittiğinde arşiv de gider.

CISA'nın yedekleme belgesindeki 3-2-1 kuralı: önemli her dosyanın 3 kopyası (1 asıl, 2 yedek), 2 farklı ortam türü, 1 kopya bina dışında. Aynı belge bir uyarı da yapıyor: sürekli güncellenen yedekler bozulmayı ya da zararlı yazılımı fark ettirmeden kopyaya taşıyabilir. Bu yüzden iki klasörü birbiriyle eşitlemek de tek başına yedek sayılmaz.

Kendi durumum: arşivim şu an tek bir diskte ve düzenli, otomatik bir yedeği yok. Bunu ve sıradaki adımları NAS notunda açıkça yazdım. Klasör düzeni yedek planında da işe yarıyor: ofis dışı kopyanın öncelik listesinde müşteri teslimleri, sözleşmeler ve kritik proje kaynakları var; yeniden üretilebilen önbellek, render ve proxy dosyaları kapsam dışında tutulabilir.

Kaynaklar

Heidelberg Üniversitesi URZ, Archiving and Backup: The differences: yedek güncel veri ve sürümler, hızlı geri yükleme; arşiv değişmeyen veri, yıllar ile on yıllar arası saklama.
CISA (US-CERT), Data Backup Options: 3-2-1 kuralı; sürekli güncellenen yedeklerin bozulmayı ve zararlı yazılımı fark ettirmeden taşıyabileceği uyarısı.
Arşivdeki sayılar: Temmuz 2026 salt okunur arşiv taraması ve Ekim 2026 ayıklama raporu (kendi NAS kayıtlarım).